L'Asset Workflow è lo strumento per governare il ciclo di approvazione dei tuoi asset creativi: dall'upload al brief, fino alla pubblicazione in Asset Digitali.

Con una Campaign coordini in un unico flusso chi produce, chi revisiona e chi approva, e porti l'asset in Asset Digitali solo quando ha superato tutti i passaggi che hai previsto.

Prerequisiti

Per lavorare in Asset Workflow devi avere un account THRON attivo con accesso al modulo Asset Workflow. All'interno del modulo, quello che puoi fare dipende da come sei coinvolto nella singola Campaign o nel singolo Job:

Chi crea una Campaign o un Job ne diventa automaticamente Owner principale, e può nominare altri Owner per assegnare a loro il diritto di modificarli o eliminarli. Gli Owner aggiuntivi possono essere utenti o gruppi, purché esistano già in piattaforma.

I concetti da conoscere

Cinque elementi compongono ogni flusso:

Come funziona l'approvazione

In Asset Workflow non esistono un'approvazione e un rifiuto nativi: il flusso lo costruisci tu. Definisci gli stage che rappresentano le fasi del tuo processo e le transizioni che spostano gli asset da uno stage all'altro.

Ne consegue che:

• Un'approvazione è una transizione che porta l'asset allo stage successivo.

• Un rifiuto è una transizione che lo riporta a uno stage precedente, ad esempio da Approvazione a Produzione.

• Il testo del pulsante che i Participant vedono sull'asset è quello che hai definito sulla transizione.

Questa libertà rende il modulo adattabile a qualsiasi processo: prima di creare il Job, disegna il processo che vuoi replicare, percorsi di ritorno inclusi.

1. Accedi all'Asset Workflow

Dal selettore di area in alto a sinistra, seleziona Workflow.

Nella home trovi l'elenco di tutte le Campaign in cui sei coinvolto come Owner o come Participant.

2. Crea una Campaign

Questa operazione è riservata agli Owner di Campaign.

1. Fai clic su + Nuova Campaign.

2. Assegna un nome alla Campaign, ad esempio "Lancio SS25".

3. Conferma. La Campaign è pronta per accogliere i Job.

3. Crea un Job e configura il flusso

Per creare un Job devi essere Owner della Campaign in cui ti trovi. Fai clic su + Nuovo Job, poi completa le quattro configurazioni che seguono.

Definisci stage e transizioni

Trascina gli Stage sulla canvas e collegali con le Transizioni. Per ogni transizione scegli la regola che la attiva:

• Azione manuale: un utente fa clic sul pulsante della transizione.

• Condizione automatica: il sistema sposta l'asset da solo al raggiungimento di una soglia, ad esempio un numero minimo di Like o di Dislike.

Scegli la destinazione delle transizioni

Ogni transizione può portare l'asset in tre direzioni:

• Un altro stage dello stesso Job: l'asset avanza, o torna indietro, e resta nel Job.

• Il primo stage di un altro Job: i due flussi si concatenano. Utile quando la produzione è divisa in fasi gestite da team separati, ad esempio un Job di produzione fotografica seguito da un Job di post-produzione.

• Una cartella in Asset Digitali: l'asset viene pubblicato nella cartella scelta e scompare dal Job. È la modalità standard per rendere il contenuto disponibile alla distribuzione.

Come destinazione puoi scegliere sia una cartella radice sia una sottocartella, ma solo tra quelle su cui hai visibilità. Se la transizione sostituisce un contenuto già presente in Asset Digitali, ti serve anche il permesso di modifica su quel contenuto.

Aggiungi i Participant

Invita gli utenti o i gruppi che lavoreranno sul Job. Devono esistere già in piattaforma. Per ognuno scegli il livello di accesso, che vale per tutti gli asset del Job:

Tutti i Participant vedono gli asset in ogni stage del Job, indipendentemente dal livello di accesso.

Per i Participant con permesso di modifica puoi poi definire, stage per stage, se possono:

• Scaricare i contenuti.

• Caricare un contenuto, sia come nuovo asset sia come nuova versione di uno esistente.

• Modificare le informazioni generali dell'asset, cioè nome e descrizione.

Carica il brief

Questo passaggio è facoltativo e spetta all'Owner. Allega linee guida o brief in qualsiasi formato, ad esempio PDF, Word o PowerPoint, nella sezione Allegati. Tutti i Participant possono scaricarli nel formato originale.

4. Carica gli asset

Dal dettaglio del Job, fai clic su Carica asset e seleziona i file. L'asset entra nel primo stage del flusso e diventa visibile a tutti i Participant del Job.

5. Fai avanzare gli asset nel flusso

Apri un asset per visualizzarne il dettaglio. In base al tuo livello di accesso e alle regole configurate sul Job, puoi far scattare le transizioni in tre modi.

Usa il pulsante della transizione

Fai clic sul pulsante corrispondente alla transizione che vuoi attivare. Il testo del pulsante è quello definito dall'Owner in fase di configurazione, quindi cambia da Job a Job.

Quando l'asset raggiunge una transizione che punta a una cartella in Asset Digitali, viene pubblicato in quella cartella e scompare dal Job. Se la destinazione è un altro Job, l'asset entra nel primo stage di quel Job e il flusso continua lì.

Vota con Like e Dislike

Se l'Owner ha configurato una regola automatica, l'asset si sposta quando un certo numero di utenti ha premuto Like oppure Dislike. Ogni voto genera automaticamente un commento sull'asset con il nome di chi lo ha espresso.

Commenta un asset

Apri il pannello dei commenti dal dettaglio dell'asset per lasciare indicazioni sulle modifiche richieste. Ogni commento riporta autore, data e testo, e può contenere fino a 1.000 caratteri. Il numero di commenti per asset non ha limiti.

I commenti seguono l'asset: restano visibili in tutti gli stage e anche quando l'asset passa a un altro Job.

6. Monitora l'avanzamento

Dalla vista Job vedi in quale stage si trova ogni asset e quali azioni sono richieste. Filtra per stage per individuare subito i contenuti in attesa.

7. Ricevi le notifiche

Il sistema ti avvisa via email quando succede qualcosa nei Job in cui sei coinvolto, così non devi controllare manualmente la piattaforma. Le notifiche sono di tre tipi:

Ricevi una sola email per ciclo, con tutti i Job che ti riguardano. L'intervallo predefinito della notifica di aggiornamento è di 2 ore e può essere diverso sul tuo account: per verificarlo o modificarlo, contatta il tuo account di riferimento THRON.

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