Il Product Workflow è lo strumento centralizzato per organizzare la produzione di contenuti legati ai tuoi prodotti: dalla pianificazione degli scatti fino alla pubblicazione degli asset approvati.

Con una commessa puoi coordinare fotografi, editor e responsabili in un unico flusso, tracciare lo stato di ogni prodotto e automatizzare l'associazione dei file grazie alla naming convention.

Prerequisiti

Per accedere al Product Workflow devi essere assegnato a uno dei quattro ruoli previsti. Ogni ruolo determina cosa puoi fare all'interno di una commessa:

Nota: vedi solo le commesse a cui sei stato assegnato. Se non hai accesso o il tuo ruolo non è corretto, contatta support@thron.com.

1. Crea una commessa

Dalla home del Product Workflow, fai clic su + Crea commessa. La creazione si articola in quattro step.

Step 1 — Informazioni generali

Compila i campi obbligatori:

1. Nome e Codice della commessa
2. Data inizio e Data fine
3. Assegna i ruoli: seleziona i Manager, gli Editor e i Creator che parteciperanno

Facoltativamente, carica le Guidelines di riferimento per il team.

Step 2 — Naming convention

La naming convention determina come i file devono essere nominati per essere associati automaticamente ai prodotti durante un upload massivo.

Il formato è: <codice prodotto><separatore><tipologia>.<estensione>

In questo step:

• Scegli il separatore tra codice prodotto e tipologia (es. _)
• Seleziona le categorie di prodotto coinvolte nella commessa
• Definisci le tipologie di asset da produrre per ogni categoria (es. frontale, dettaglio, lifestyle)

Configurazione consigliata
Usa _ come separatore e definisci le tipologie per categoria prima di aggiungere i prodotti. Potrai aggiungere o rimuovere tipologie anche a commessa aperta, ma l'eliminazione è un'operazione irreversibile: tutti gli asset caricati per quella tipologia vengono rimossi definitivamente.

Step 3 — Aggiungi prodotti (opzionale)

Puoi aggiungere prodotti subito tramite filtri o lista di codici, oppure farlo in seguito dalla vista Tasks. Se un prodotto è già presente in un'altra commessa, viene segnalato con un'icona informativa.

Step 4 — Riepilogo

Verifica l'elenco dei prodotti e conferma. La commessa viene creata con stato APERTA.

2. Carica i contenuti

Una volta creata la commessa, i Creator possono iniziare a caricare i contenuti.

Upload massivo

Dalla tab Tasks della commessa, fai clic su Carica asset e seleziona fino a 500 file contemporaneamente (max 5 GB per file). Il sistema associa automaticamente ogni file al prodotto corretto in base al nome, secondo la naming convention configurata.

Asset non abbinati

Se un file non rispetta la naming convention (o è scattato ma non è ancora associabile ad un prodotto) finisce nella sezione Scatti non abbinati. Da qui puoi:

1. Selezionare l'asset (singolo o multiplo)
2. Associarlo manualmente a un prodotto e a una tipologia

Una volta associato, l'asset viene rinominato automaticamente con la naming corretta e inserito nel task del prodotto.

3. Il flusso di approvazione

Ogni contenuto caricato percorre un flusso a stati che riflette l'avanzamento. Il percorso dipende dalla configurazione della commessa (con o senza Editor).

Flusso completo (Creator + Editor)

Creator UPLOADED → [approvazione] → Creator APPROVED
                                          ↓
                                   Editor UPLOADED → [approvazione] → PUBLISHED
                                          ↓ (se rifiutato)
                                   Editor REJECTED → modifica → Editor UPLOADED

Flusso senza Editor

Creator UPLOADED → [approvazione] → PUBLISHED

Significato degli stati

Lo stato del singolo prodotto nella task list si aggiorna automaticamente:

• NUOVO → nessun asset caricato
• IN LAVORAZIONE → almeno un asset caricato ma non tutto approvato
• COMPLETO → tutti gli asset approvati e pubblicati

4. Approva o rifiuta un asset

Solo Admin e Manager possono approvare o rifiutare i contenuti.

Da un singolo asset:

1. Fai clic sull'asset nella task list per aprire il dettaglio
2. Scegli Approva o Rifiuta
3. In caso di rifiuto, aggiungi una nota o disegna direttamente sull'immagine per indicare le correzioni richieste (disponibile solo per contenuti di tipo immagine)

In modo massivo:

1. Apri il dettaglio prodotto/task
2. Seleziona più asset tramite le checkbox
3. Usa le azioni di massa: Approva, Rifiuta o Scarica

5. Monitora lo stato della commessa

Filtra i task

Nella tab Tasks puoi filtrare i prodotti per:

• Stato del prodotto (Nuovo, In lavorazione, Completo)
• Presenza di asset in uno stato specifico (es. "in attesa di approvazione")

Report

Accedi alla sezione Report per una panoramica su commesse, task e contenuti: quanti asset sono in attesa di caricamento, approvazione o post-produzione, suddivisi per ruolo.

Ricerca e filtri nella home

Dalla home del Product Workflow puoi cercare una commessa per nome o codice, e filtrare per stato, ruolo, data di creazione o deadline. Le commesse archiviate non compaiono di default.

6. Notifiche

Il Product Workflow invia notifiche email automatiche per tenerti aggiornato sulle azioni richieste, senza dover controllare manualmente la piattaforma.

Prima di iniziare: attiva le notifiche da Preferenze Utente → Notifiche → Ricevi le notifiche via mail. Senza questa impostazione non riceverai nessuna email. Puoi scegliere la lingua (italiano o inglese) nella stessa sezione.

Come funziona

Esistono due tipi di notifica:

• Creazione commessa — appena viene creata una commessa, tutti gli utenti assegnati (Creator, Editor, Manager) ricevono un'email con le informazioni principali: nome, date, numero di task, guidelines e partecipanti.

• Digest ogni 10 minuti — ogni 10 minuti il sistema invia un'unica email riepilogativa con tutti gli eventi del periodo. Se non ci sono eventi, l'email non viene inviata. Se sei coinvolto in più commesse, ricevi comunque una sola email consolidata.

Cosa ti notifica in base al tuo ruolo

• Creator: Nuovi prodotti aggiunti alla commessa · Asset approvato · Asset rifiutato

• Editor: Asset assegnato da modificare · Revisione rifiutata · Revisione accettata

• Manager: Asset da approvare (caricato dal Creator) · Revisione da approvare (modificata dall'Editor) · Asset completato

Nota: quando un asset viene completato, la notifica viene inviata a tutti i partecipanti della commessa.

Riferimenti tecnici

Stati della commessa

Limiti operativi

• Massimo 50 categorie di prodotto per commessa
• Massimo 500 file caricabili contemporaneamente
• Massimo 5 GB per singolo file
• Massimo 8 filtri configurabili per la ricerca prodotti
• Massimo 10 filtri visibili in piattaforma (inclusi categoria e identificativo)

Tipologie di asset supportate

Immagini, video, audio, documenti e PDF.

Serve aiuto?

Per domande sull'attivazione o per problemi tecnici, scrivi a support@thron.com.